Problem należności dostrzega się zwykle wtedy, gdy kontrahent w wyznaczonym terminie nie ureguluje płatności za fakturę, ale wówczas nie da się już zapobiec opóźnieniom płatności. Tymczasem zarządzanie należnościami powinno rozpocząć się znacznie wcześniej, jeszcze zanim zostanie sprzedany towar lub wykonana usługa i zanim należność powstanie. Zarządzanie należnościami należy rozpocząć od cyklicznej oceny ryzyka niewypłacalności poszczególnych kontrahentów firmy. Takie podejście do zarządzania należnościami pozwala znacznie ograniczyć ryzyko powstania należności nieściągalnych lub przeterminowanych.

Zarządzanie należnościami pozwala odpowiednio wcześnie dostrzec trudności finansowe i możliwość wystąpienia trudności płatniczych po stronie Państwa kontrahenta (odbiorcy).

Zarządzanie należnościami to ciągły proces, który rozpoczyna się od cyklicznej oceny ryzyka niewypłacalności poszczególnych kontrahentów Państwa firmy, a kończy na monitoringu należności i podejmowaniu działań naprawczych w stosunku do kontrahentów, którzy spóźniają się z płatnościami.

Często popełnianym błędem jest jednakowe traktowanie kontrahentów poprzez prowadzenie identycznej polityki zarządzania należnościami wobec wszystkich kontrahentów. Tymczasem stosowanie zbyt restrykcyjnej polityki zarządzania należnościami w stosunku do kontrahentów o małym ryzyku niewypłacalności działa odstraszająco. Z kolei stosowanie zbyt łagodnej polityki zarządzania należnościami wobec kontrahentów o dużym ryzyku niewypłacalności zwiększa ryzyko powstania należności nieściągalnych.