691 904 119 strattek@poczta.pl

Rozliczanie projektów unijnych – usługa


Zakres usługi

• przygotowywanie wniosków o płatność (zaliczkową, pośrednią, końcową),
• wsparcie przy sporządzaniu dokumentacji ofertowej, przygotowaniu umów z wykonawcami, pracownikami i zleceniobiorcami,
• przygotowywanie, sprawdzanie i prawidłowe opisywanie dokumentów księgowych potrzebnych do rozliczenia projektu unijnego,
• przygotowywanie oświadczeń, wyjaśnień oraz sprawozdań dla instytucji odpowiedzialnej za zatwierdzanie wydatków wynikających z wniosków o płatność,
• komunikowanie się z instytucją odpowiedzialną za zatwierdzanie wydatków wynikających z wniosków o płatność,
• przygotowywanie korespondencji na potrzeby realizacji projektu unijnego,
• przygotowanie wzorów oznakowania dla projektu unijnego (naklejka, listownik, tablica informacyjna, informacja na stronę www itp.),
• bieżący monitoring realizacji projektu unijnego i przygotowywanie ewentualnych zmian do harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu.

Przygotowanie wniosku o dotację

Zajmujemy się opracowywaniem wniosków o dotacje unijne dla firm w różnych obszarach: inwestycje i rozwój firmy, B+R, ochrona środowiska itp. Więcej informacji na naszej stronie – przygotowanie wniosku o dotację UE.

Rozliczanie projektu unijnego wiąże się z koniecznością wykonania wielu różnych czynności na etapie realizacji projektu, począwszy od przygotowania dokumentacji związanej z wyborem wykonawców poszczególnych zadań w projekcie i monitorowaniu terminowości realizacji tych zadań, a skończywszy na prawidłowym opracowaniu dokumentacji niezbędnej do rozliczenia dotacji, która jest warunkiem otrzymania refundacji. Rozliczanie projektu unijnego jest czasochłonne, ale przede wszystkim wiąże się z dużą odpowiedzialnością.
Zajmujemy się kompleksowo rozliczaniem projektów unijnych. Opracowujemy całą dokumentację niezbędną do rozliczenia poszczególnych etapów realizowanego projektu unijnego. W uzgodnieniu z klientem przygotowujemy lub pomagamy przygotować dokumenty związane z realizacją projektu, wyborem wykonawców usług lub dostawców urządzeń stanowiących koszty kwalifikowane projektu. Prowadzimy też bieżący monitoring realizowanego projektu, tak aby uniknąć niepotrzebnych trudności czy problemów na poszczególnych etapach rozliczania projektu.

wykrzyknikW pakiecie korzystniej (pakiet 2 w 1)

Pakiet 2 w 1 to połączenie usługi rozliczania dotacji unijnej z ofertą ubezpieczenia majątku. W pakiecie (2 w 1) oferujemy Państwu korzystniejsze od standardowych warunki rozliczeń usługi. Aby skorzystać z oferty pakietowej wystarczy, że oprócz rozliczania projektu unijnego, Państwa firma skorzysta również z naszej oferty ubezpieczeń dla firm.

Cennik

Pakiet STANDARD
Najczęściej wybierany
Prowizja od wartości dotacji od 0,9% do 4,0% *

* – prowizja ustalana jest indywidualnie i jest uzależniona od wielkości oraz złożoności projektu

W zależności od ustaleń z klientem płatność następuje miesięcznie, kwartalnie lub proporcjonalnie przy każdym wniosku o płatność.

Dodatkowe rabaty:
• rabat dla klientów korzystających regularnie z naszych usług
• rabat za polecenie nowego klienta (przekazanie leada)

Rozliczanie projektów unijnych – wskazówki praktyczne


Jakie dokumenty należy załączyć do wniosku o płatność w celu rozliczenia projektu unijnego?
Rozliczając projekt unijny należy składać wnioski o płatność (pośrednią/końcową), na podstawie których będzie następowała wypłata dotacji. Do wniosku o płatność, składanego w celu rozliczenia poniesionych w projekcie unijnym wydatków, załączą się m.in. następujące dokumenty:
1) faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej
2) dowody zapłaty potwierdzające poniesienie wydatków
3) wyciąg z rachunku bankowego do obsługi zaliczki (dotyczy beneficjentów, którzy otrzymali częściowe zaliczki na realizację swojego projektu unijnego)
4) umowy / aneksy do umów z dostawcami lub wykonawcami
5) protokoły potwierdzające odbiór przedmiotów dostawy czy usługi
6) pozwolenie na użytkowanie lub inne wymagane pozwolenia, decyzje lub dokumenty (jeśli dotyczy)
7) dokument OT środka trwałego
8) załączniki dotyczące wynagrodzeń wraz z odpowiednimi deklaracjami ZUS (jeśli dotyczy)
9) tłumaczenia dokumentów sporządzonych w języku obcym
10) inne niezbędne dokumenty, w szczególności potwierdzające i uzasadniające prawidłową realizację projektu unijnego
11) harmonogram kolejnych płatności
12) dokumenty potwierdzające osiągnięcie zadeklarowanych we wniosku o płatność wartości wskaźników produktu i / lub rezultatu (jeśli dotyczy)

Czy można otrzymać zaliczkę na realizację projektu unijnego?
Niejednokrotnie warunki konkursu, a także zawarta umowa o dofinansowanie przewidują możliwość zaliczkowania części dotacji. O zaliczkę na realizację projektu unijnego można wystąpić po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Zaliczka, w zależności od programu unijnego, z którego korzysta beneficjent, może stanowić nawet do 80% dotacji, która została zapisana w umowie o dofinansowanie projektu unijnego. Rozliczając projekt unijny, beneficjent jest zobowiązany w pierwszej kolejności rozliczyć otrzymaną zaliczkę. Refundacja dotacji unijnej jest wypłacana dopiero po całkowitym rozliczeniu zaliczki wypłaconej na realizację projektu unijnego.

W jaki sposób zamawiać usługi i towary w ramach realizowanego projektu unijnego?
Rozliczanie projektu unijnego wiąże się też z koniecznością zamawiania towarów czy też usług zaplanowanych w projekcie unijnym. Beneficjenci realizujący projekt unijny zobowiązani są w tym zakresie przestrzegać określonych procedur. Rozliczając projekt unijny należy zapoznać się z treścią umowy o dofinansowanie oraz z odpowiednimi dla programu wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków. W tych dokumentach są zapisane procedury, które należy stosować przy zamówieniach w zależności od wartości zamówienia. Przy zamówieniach realizowanych w ramach projektu unijnego na kwoty poniżej 50.000 PLN netto stosuje się procedury uproszczone takie jak rozeznanie rynku, które wiąże się z tym, że należy zamieścić zapytanie ofertowe na stronie internetowej firmy lub wysłać to zapytanie do co najmniej trzech potencjalnych oferentów. W przypadku zamówień na kwoty wyższe niż 50.000 PLN netto w zależności od typu beneficjenta oraz wartości zamówienia stosuje się procedury zapisane w Prawie Zamówień Publicznych lub w zasadzie konkurencyjności. Przedsiębiorstwa prywatne bez względu na formę organizacyjną zobligowane są przeważnie do stosowania zasady konkurencyjności. Realizując zamówienie zgodnie z zasadą konkurencyjności należy zamieścić zapytanie ofertowe na stronie bazy konkurencyjności. W przypadku zamówień o wartości większej niż 209.000 EUR może istnieć też obowiązek zamieszczenia zapytania ofertowego w suplemencie do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

Kiedy należy złożyć wniosek o płatność rozliczający projekt unijny?
Terminy składania wniosków o płatność mogą być różne w zależności od programu unijnego, z którego korzysta beneficjent, a nieraz także w zależności od dnia kiedy była podpisana umowa o dofinansowanie. Rozliczając projekt unijny należy zapoznać się dokładnie z treścią zawartej umowy o dofinansowanie, w której zawsze znajdują się zapisy określające tryb oraz terminy składania wniosków o płatność zaliczkową, pośrednią, końcową, a także wniosków spełniających wyłącznie funkcje sprawozdawcze. W okresie programowania 2014-2020 często nakłada się na beneficjentów obowiązek składania wniosków o płatność rozliczających projekt unijny nie rzadziej niż raz na trzy miesiące. W przypadku braku poniesienia wydatków rozliczających projekt unijny w ostatnim trzymiesięcznym okresie, składa się wniosek spełniający wyłącznie funkcję sprawozdawczą.

Czy należy zawierać umowy z każdym dostawcą?
Rozliczając projekt unijny należy zapoznać się z wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków, a także z umową o dofinansowanie. W tych dokumentach beneficjent powinien znaleźć odpowiedź na pytanie, kiedy należy zawrzeć umowę na dostawę lub wykonanie usługi związanej z realizacją swojego projektu unijnego. Zasadniczo w przypadku zamówień przekraczających kwotę 50.000 PLN netto wskazane jest zawarcie umowy z dostawcą towarów lub wykonawcą usług, które będą rozliczane w projekcie unijnym.

Czym są wydatki kwalifikowalne w projekcie unijnym?
Przy rozliczaniu projektu unijnego często można zetknąć się z pojęciem wydatki lub koszty kwalifikowalne. Wydatki kwalifikowalne to wydatki poniesione przez beneficjenta w trakcie realizacji projektu unijnego, od których liczy się wartość dotacji, która zostanie wypłacona. Wartość kosztów kwalifikowalnych jest planowana już we wniosku o dofinansowanie, jednak w trakcie realizacji projektu unijnego w wyniku różnych przesunięć, wydatki kwalifikowlne przypisane do poszczególnych wydatków mogą się nieco zmienić. W wyniku dokonanych przesunięć nie może jedynie wzrosnąć łączna wartość wszystkich wydatków kwalifikowalnych w projekcie. Jeżeli beneficjent jest VAT-owcem, wówczas wydatki kwalifikowalne nie mogą przekroczyć wartości netto wydatkowanej kwoty. W przypadku beneficjentów nie będących VAT-wcami, wydatki kwalifikowalne nie mogą przekroczyć wartości brutto wydatkowanej kwoty.